Tschüss,
Akte XY unerledigt

Moin,
Digitale Akte

Ablage-Chaos auf dem Schreibtisch. Ordner, die in Schränken verstauben. Suchen nach fehlenden Dokumenten im Aktenkeller – mit einer digitalen Akte machen Sie schnell Schluss damit.

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Produkt

Dein Digitaler Aktenschrank

Eine digitale Akte ist eine digitale Sammlung von zusammengehörenden Dokumenten und Daten. Also das elektronische Abbild der herkömmlichen Akte. Alle Dokumente, die Ihr Unternehmen erreichen, werden dazu entweder direkt – z. B. E-Mails und Anhänge – oder indirekt nach dem Einscannen zentral in einem digitalen Aktenarchiv abgelegt.

Neu eingescannte oder hinzugefügte Dokumente werden vollautomatisch ausgelesen und in die bestehende digitale Akte eingesetzt. Ist noch keine vorhanden, werden automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Weiterer Vorteil: Ein Dokument kann auch in verschiedenen Akten vorkommen.

Digitale Aktenführung. Für alle. Und alles.

Für jede Anforderung, Branche und Unternehmensgröße. Verabschieden Sie sich von Aktenordnern und unsicheren Dateifreigaben. Haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente. Schluss mit gemeinsamen Laufwerken und Papierdokumenten. Mit dieser durchdachten Lösung für Ihre Dokumente verwalten Sie das, worauf es ankommt.

Zuverlässige Integrationen

Sie können ohne Einschränkungen mehrere CRM-, ERP- und HR-Systeme, E-Mail-Programme, Team-Portale oder auch individuell entwickelte Fachanwendungen anbinden und verschiedenste Dokumente automatisch übernehmen. Eine spätere Erweiterung ist problemlos realisierbar.

Zugriff von jedem Ort

Zugriff jederzeit, überall und auf jedem Gerät. Mit mobilen Apps für iOS und Android bleiben Sie und Ihre Mitarbeiter in Verbindung und produktiv. Sie erzielen eine höhere Performance und damit verbunden mehr Gewinn. Prüfen Sie Verträge und unterzeichnen Sie diese, lassen Sie Rechnungen mobil freigeben oder auch Formulare direkt auf dem Mobilgerät ausfüllen. All das verbunden mit der Möglichkeit, zu jedem Zeitpunkt und von allen Internet-verbundenen Orten dieser Welt, auf Ihre Unternehmensdokumente zuzugreifen.

Features

Funktionen und Einsatzmöglichkeiten

Geschäftsinformationen sicher erfassen, schnell verarbeiten und gezielt nutzen. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teams flüssig und produktiv arbeiten, automatisieren Sie Dokumenten-Workflows in beliebigen Unternehmensbereichen und schützen Sie Daten und Dokumente durch sichere, zentrale Archivierung.

Intelligent Indexing

Künstliche Intelligenz verwandelt Dokumentinhalte in Indexbegriffe. Statt fehleranfälliger manueller Dateneingabe erfolgt die Indexierung automatisch und sekundenschnell.

Digitale Bearbeitung

Verwenden Sie Stempel, Kommentare oder Bildkorrekturen ohne die Originaldokumente dabei zu verändern. Oder bearbeiten Sie archivierte Inhalte im Originalprogramm.

Datei-Import

Importieren und indexieren Sie Dokumente aus Microsoft Office und anderen Programmen ohne Benutzerinteraktion.

Versionierung

Speichern Sie bearbeitete Dokumente automatisch als neue Version und behalten Sie Dokument-Historien unter Kontrolle.

Scannen und klassifizieren

Anbindung an beliebige Scan-Hardware, um eingehende Papier-Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine unmittelbar zu verarbeiten.

Flexible Suchfunktionen

Geben Sie Suchbegriffe ein oder wählen Sie die Stichworte aus Auswahllisten, verwenden Sie Platzhalter sowie logische Verknüpfungen und durchsuchen neben den Indexdaten auch den Dokumenteninhalt.

Import von Windows-Ordnern

Anbindung an beliebige Scan-Hardware, um eingehende Papier-Dokumente wie Rechnungen und Lieferscheine unmittelbar zu verarbeiten.

Teilen

Senden oder teilen Sie einzelne Dokumente oder Dokumentgruppen per Link oder binden Sie URLs Webpages, Ihr Intranet oder andere Programme ein.

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Sicherheit

Datenschutz und Informationssicherheit

Mitarbeiterakten, Finanzunterlagen, Verträge, Top-Secret-Informationen: All das erfordert eine organisierte, sichere Ablage, die schützt, was keinesfalls verloren gehen, gestohlen oder gefährdet werden darf. In der digitalen Infrastruktur steuern Sie, was mit Ihren Daten und Dokumenten geschieht, um sie geschützt vor Missbrauch oder Verlust zu erfassen, zu verarbeiten und aufzubewahren. So sichern Sie die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Unternehmensinformationen gleich mehrfach ab.

Kunden & Partner

Erfolgreiche Kunden & Partner

Jeder Einzelne von Ihnen hat eine Erfolgsgeschichte zu erzählen. Hier finden Sie einige Beispiele.

Über uns

Digitaler Wandel &
IT auf norddeutsch.

Wir können Ihnen auf Augenhöhe begegnen. Denn wir haben uns auch um unsere eigene digitale Transformation gekümmert. Mit einigen Anstrengungen und Investitionen, vor allem in neue Technologien, Ressourcen, Schulungen und die eigene IT Infrastruktur. Und so können wir Ihnen daher auch aus eigener Erfahrung helfen, die richtigen Lösungen zu finden. Dabei beraten wir Sie von Unternehmer zu Unternehmer. Und als Mittelstandsexperten mit Know-how aus vielen Beratungs- und Dienstleistungen für rund 500 kleine und große Kunden in Schleswig-Holstein, Hamburg und Niedersachsen.

Ihr Ansprechpartner

Alexander Hüging

Digitalisierungsberater

digitalisierung@bksystems.de
+49 4191 9511 0

Anbieter

bk systems Digitalisierungs GmbH
Marie-Curie-Str. 1-3
24568 Kaltenkirchen
​​​​​​​www.digitalisierung-auf-norddeutsch.de​​​​​​​

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